Effiziente Dokumentenverarbeitung mit SAP Business AI

Der Service „Document Information Extraction“

In der heutigen Geschäftswelt ist die Fähigkeit, große Datenmengen effizient und präzise zu verarbeiten, ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Mit dem SAP Business Technology Platform (BTP)-Service „Document Information Extraction“ (DOX) bietet SAP eine intelligente Lösung, um die Verarbeitung und Analyse von Geschäftsdokumenten zu automatisieren und so die Effizienz in Unternehmen deutlich zu steigern.

Was ist der Service „Document Information Extraction“?

„Document Information Extraction“ ist eine KI-gestützte Lösung, die Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Zahlungsavise automatisch analysiert und deren Inhalte extrahiert. Dabei werden maschinelles Lernen (ML), optische Zeichenerkennung (OCR) und vordefinierte Vorlagen eingesetzt, um relevante Daten aus verschiedenen Dokumenttypen zu erkennen und in strukturierter Form bereitzustellen.

DOX: Ein zentraler Baustein der SAP Business AI

Als integraler Bestandteil der SAP Business Technology Platform ermöglicht DOX nicht nur die Automatisierung von Dokumentenprozessen, sondern auch die nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme. So können Unternehmen ihre Workflows optimieren, die Datenqualität verbessern und wertvolle Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen.

Kurz erklärt: SAP Document Information Extraction

SAPs Document Information Extraction automatisiert die Extraktion relevanter Daten aus Geschäftsdokumenten mithilfe von KI und OCR. Der Service reduziert manuelle Eingaben, minimiert Fehler und verbessert die Effizienz in Prozessen wie Rechnungsprüfung, Bestellabgleich und Zahlungsavis. Ideal für Unternehmen, die ihre Dokumentenverarbeitung skalieren und optimieren möchten.

„Document Information Extraction“: So geht’s!

Der Service folgt einem klar strukturierten Prozess, der sicherstellt, dass Informationen präzise und effizient extrahiert werden:

Hochladen des Dokuments: Benutzer laden das zu verarbeitende Dokument (z. B. Rechnung oder Bestellung) in den Service hoch.
Prüfung maschinenlesbarer Daten: DOX erkennt Formate wie Factur-X oder ZUGFeRD und extrahiert enthaltene maschinenlesbare Informationen.
Erkennung und Verarbeitung von Barcodes: Falls Barcodes vorhanden sind, werden diese identifiziert und deren Daten extrahiert.
Optische Zeichenerkennung (OCR): Der Service wendet OCR an, um Textelemente aus gescannten oder unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren.
Nutzung von KI: ML-Modelle ergänzen die Extraktion durch Vorhersage fehlender Felder und deren Werte.
Bereitstellung der Ergebnisse: Die extrahierten Daten werden in einer strukturierten JSON-Datei ausgegeben, die zur weiteren Verarbeitung genutzt werden kann.

Diese Vorteile bietet DOX in Ihrem Geschäftsprozess

Die Implementierung von DOX bietet zahlreiche Vorteile, die den gesamten Geschäftsprozess optimieren:

Automatisierung und Effizienz: Die Verarbeitung von Dokumenten, die bisher manuell erfolgte, wird automatisiert. Dies reduziert den Aufwand erheblich und beschleunigt Prozesse wie Rechnungsprüfung, Zahlungsabgleiche oder Bestellverwaltung.
Reduktion von Fehlern: Manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig. DOX nutzt KI, um Daten mit hoher Präzision zu extrahieren und Fehlerquellen zu minimieren.
Zeit- und Kostenersparnis: Unternehmen können die Zeit für die Bearbeitung von Belegen drastisch reduzieren, wodurch Ressourcen für andere wichtige Aufgaben frei werden.
Skalierbarkeit: Ob kleine Unternehmen oder Konzerne – DOX unterstützt große Datenmengen und bietet Multitenancy-Unterstützung, sodass mehrere Benutzer oder Teams gleichzeitig arbeiten können.
Einhaltung von Compliance-Anforderungen: Die einheitliche Verarbeitung und Dokumentation von Daten erleichtert die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften.

Von der Theorie in die Praxis: Use Cases

Der Service eignet sich für eine Vielzahl von Branchen und Szenarien:

Finanzbuchhaltung: Automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Zahlungsavisen
Einkauf: Verwaltung von Bestellungen und Lieferantendaten
Personalwesen: Analyse von Bewerbungsunterlagen oder Mitarbeiterverträgen
Versicherungen: Verarbeitung von Schadensmeldungen und Policen

Das sollten Sie beim Einsatz von DOX beachten

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt es sich, die folgenden Best Practices zu beachten:

Qualität der Eingabedaten: Stellen Sie sicher, dass die hochgeladenen Dokumente von guter Qualität sind (z. B. klare Scans oder maschinenlesbare PDFs). Dies erhöht die Genauigkeit der OCR- und KI-Ergebnisse
Validierung der Extraktionsdaten: Überprüfen Sie kritische Daten, um sicherzustellen, dass diese korrekt extrahiert wurden. DOX bietet eine Benutzeroberfläche zur schnellen Validierung und Korrektur
Feedback nutzen: Aktivieren Sie die Funktion für Datenfeedback. Bestätigte Extraktionsergebnisse können verwendet werden, um die zugrunde liegenden ML-Modelle kontinuierlich zu verbessern
Integration mit bestehenden Systemen: Nutzen Sie die API von DOX, um den Service in bestehende Workflows und Anwendungen zu integrieren, wie z. B. SAP S/4HANA oder andere ERP-Systeme

Technische Features und Erweiterungen

Unterstützung für Vorlagen und generative KI: Der Service ermöglicht die Nutzung von Vorlagen, die mit KI kombiniert werden können. Dies sorgt für maximale Flexibilität und Präzision
Multitenancy-Unterstützung: DOX ist für Multi-Tenant-Anwendungen optimiert, sodass mehrere Benutzergruppen gleichzeitig auf den Service zugreifen können
Verbesserte Machine-Learning-Modelle: Die kontinuierliche Verbesserung der ML-Modelle sorgt für eine höhere Extraktionsqualität, insbesondere bei Rechnungen, Bestellungen und Zahlungsavisen
Umfassende API-Funktionen: Die API bietet Entwicklern die Möglichkeit, DOX in ihre Systeme zu integrieren und so maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln

Intelligente Dokumentenverarbeitung für Ihr Unternehmen

Mit dem SAP BTP-Service „Document Information Extraction“ können Unternehmen die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten effizienter, schneller und fehlerfreier gestalten. Ob Finanzabteilungen, Einkaufsteams oder HR-Manager – DOX bietet eine leistungsstarke Lösung, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Digitalisierung von Prozessen voranzutreiben.

Starten Sie noch heute und nutzen Sie die Vorteile moderner KI-Technologien in Ihrem Unternehmen. Mehr Informationen finden Sie im SAP Discovery Center oder kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.

JAN OSTERMANN
Head of Technology & AI