SAP Build Process Automation (SAP BPA) ermöglicht es Unternehmen, wiederkehrende Abläufe schnell zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren – ganz ohne tiefes Coding-Know-how. In den letzten zwei Jahren haben wir über zwanzig SAP BPA-Einführungen begleitet. Drei besonders illustrative Use Cases zeigen, wo die Lösung in der Praxis echten Mehrwert stiftet.
Ausgangslage. Ein globaler Maschinenbauer musste bis zu zwölf SAP-Transaktionen manuell bedienen, um einen neuen Materialstamm anzulegen. Tippfehler, fehlende Attribute und Medienbrüche führten regelmäßig zu Rückfragen in der Fertigung – mit teuren Produktionsstillständen als Folge.
Lösung. Wir modellierten einen geführten Workflow in SBPA: Ein zentrales Webformular sammelt alle Pflichtfelder, Eingaben werden sofort gegen S/4HANA-Validierungsregeln geprüft. Anschließend übernimmt ein Bot die Anlage in MM01/MM02, legt Stücklisten an und triggert automatisch Folgeprozesse im Engineering Control Center.
Ergebnis. Durchlaufzeit -70 % (von drei Tagen auf sechs Stunden), Datenqualität 98 % “First Time Right”, jährliche Einsparung von über 1 200 Stunden manueller Datenerfassung.
Ausgangslage. Ein Konsumgüterhersteller erhielt täglich rund 1 500 Lieferantenrechnungen. Die Prüfung gegen Bestellungen und Wareneingänge erfolgte manuell in MIRO; Abweichungen wurden per E-Mail eskaliert – zeitaufwändig und fehleranfällig.
Lösung. Mit SAP BPA kombinierten wir OCR-basierte Dokumentenerkennung, Geschäftsregeln und einen flexiblen Genehmigungsflow. Der Bot liest PDF-Rechnungen aus, gleicht sie mit PO-Daten in S/4HANA ab und bucht sie bei Übereinstimmung dunkel. Bei Toleranzverletzungen startet ein mobiles Approval in Microsoft Teams.
Ergebnis. 85 % Dunkelbuchungsquote, Skontoverluste um 40 % reduziert, vollständige Transparenz durch Process Visibility-Dashboards.
Ausgangslage. In einer europaweit tätigen Handelskette waren HR, IT und Facility Management an über 30 Onboarding-Schritten beteiligt – vom Vertrag über System-Accounts bis zur Laptop-Übergabe. Jedes Team arbeitete mit eigenen Checklisten.
Lösung. Wir modellierten die End-to-End-Journey in SBPA: HR stößt den Flow direkt aus SuccessFactors an, das System erzeugt Tasks für Active Directory, SAP IDM und ServiceNow, ein Bot ruft DHL-Labels für den Hardware-Versand ab. Echtzeit-Dashboards zeigen, welche Aufgaben bis zum ersten Arbeitstag noch offen sind.
Ergebnis. Onboarding-Zeit von durchschnittlich zwölf auf fünf Tage verkürzt, Net-Promoter-Score neuer Mitarbeitender um 23 Punkte gestiegen, seit Go-Live keine vergessenen Berechtigungen mehr.
Die drei Beispiele zeigen: SAP Build Process Automation ist weit mehr als ein weiteres RPA-Tool. Die Plattform vereint Workflow, Formular-UI, Geschäftsregeln und Bots unter einer Oberfläche und integriert sich nahtlos in das SAP-Ökosystem. Unternehmen, die repetitive Abläufe mit hohem Volumen, vielen beteiligten Rollen oder komplexen Compliance-Regeln optimieren wollen, erzielen einen schnellen ROI – oft innerhalb weniger Monate. Unser Tipp: Starten Sie mit einem klar umrissenen Pilotprozess, messen Sie die Effekte transparent und skalieren Sie dann iterativ auf weitere Fachbereiche. So wird Prozessautomatisierung vom Einzelprojekt zur strategischen Erfolgsgeschichte.
JAN OSTERMANN
Head of Technology & AI
